EthicsPoint es una herramienta integral de generación de denuncias de forma confidencial creada por un tercero, NAVEX Global, para ayudar a la compañía a abordar fraudes, abusos y otras malas prácticas o actividades ilegales que puedan tener lugar en su interior, al mismo tiempo que se promueve un ambiente de trabajo positivo. Andina ha puesto dicha herramienta de denuncias a disposición de sus empleados y de cualquier tercero que tenga relación con la empresa, que crean necesario reportar alguna práctica o situación inapropiada.

• ANDINA considera que un canal de denuncias es una herramienta efectiva para fortalecer la cultura corporativa de cumplimiento, y que colabora en la promoción de una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.

• A través de Ethics Point, ANDINA cuenta con un sistema de presentación de denuncias anónimas, para dirigir los fraudes de contabilidad y auditorias directamente al Comité de Directores y Auditoría.

• ANDINA reconoce que pueden darse circunstancias en las que un colaborador no se sienta cómodo informando sobre algún tema en particular a su superior. Para dichos casos, ANDINA cuenta con el sistema de denuncias anónimas EthicsPoint.

Con EthicsPoint la denuncia puede ser realizada vía telefónica o por Internet. En ambos casos, dicha denuncia se almacenará de forma confidencial y se utilizará solo con el fin de investigar la situación.

El denunciante podrá siempre elegir identificarse en la denuncia o permanecer en el anonimato.

Si se realiza la denuncia por teléfono, se le pedirá que entregue la misma información que proporcionaría en una denuncia en línea, y el entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio de EthicsPoint. Se aplicarán las mismas medidas de seguridad y confidencialidad a estas denuncias durante su entrega.

El sistema de EthicsPoint está diseñado para informar acerca de cualquier infracción en temas como:

• amenazas a la seguridad, salud y medio ambiente;

• mala praxis, incorrecciones o fraudes financieros;

• incumplimiento de obligaciones legales o estatutos;

• actividades criminales;

• conductas inapropiadas o comportamientos no éticos;

• intentos de encubrir algo de lo anterior.

ANDINA busca una cultura de integridad en el actuar de todos sus miembros. Por eso, es de especial importancia para la Compañía recibir las denuncias de aquellas acciones o actividades que puedan ser motivo de preocupación, con el fin de abordarlas y minimizar los potenciales daños tanto a la Compañía como a quienes se desempeñan en ella. Para ANDINA es importante que sus colaboradores sientan también la responsabilidad de informar aquellas conductas inapropiadas, a fin de promover un ambiente de transparencia y de un actuar ético al interior de la empresa.

Sí. De hecho, ANDINA necesita que se le informe. Usted stá en la mejor posición para saber qué temas están afectando a la empresa, tanto buenos como malos. Puede que disponga de conocimientos previos sobre alguna actividad que pueda ser motivo de preocupación. Sus denuncias pueden minimizar daños potenciales a ANDINA y a sus colaboradores. Además, ofrecer información positiva puede ayudar a identificar áreas de mejora en la cultura y la conducta corporativas.

Las denuncias se almacenan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint para ayudar a garantizar la confidencialidad. EthicsPoint únicamente pone dichas denuncias a disposición del Comité de Directores y Auditoría de ANDINA, que las valorará basándose en el tipo de infracción y el lugar del incidente. La denuncia no se enviará a ninguna persona mencionada o implicada en ella.

No. La implementación de EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general y nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, fiable y ético, al darles a los empleados la oportunidad de denunciar ilícitos o conductas cuestionables de forma confidencial y anónima. La comunicación eficaz es vital en los lugares de trabajo actuales y EthicsPoint es una gran herramienta para mejorar dicha comunicación.

EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro interno de conexión con direcciones IP, lo que significa que no hay información disponible que vincule su computador con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint se ha comprometido por contrato a no investigar la identidad de un informador. Si no se siente cómodo presentando una denuncia en su computador personal o de trabajo, tiene la opción de utilizar uno distinto (por ejemplo, en un cibercafé, en una biblioteca, en la casa de un amigo, etc.) a través de la página web segura de EthicsPoint.

En la denuncia hay un apartado para incluir sus datos, si así lo desea. ANDINA le anima a identificarse, pero opina que una denuncia anónima siempre es mejor que no denunciar.

No tengo la certeza de si lo que he visto u oído es una violación de la política de la empresa o si constituye una conducta no ética; simplemente, no lo veo bien. ¿Qué debo hacer? Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a preparar y enviar su denuncia para que se pueda entender adecuadamente. ANDINA prefiere que informe sobre una situación que resulte ser inofensiva en lugar de dejar que un comportamiento posiblemente no ético pase desapercibido debido a la incertidumbre.

El sistema de EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para garantizar que las partes implicadas no sean informadas ni tengan acceso a las denuncias en las que han sido mencionados.

Cuando presente una denuncia en la página web de EthicsPoint o a través del servicio telefónico de atención al cliente de EthicsPoint, recibirá un código único de denuncia y se le pedirá que elija una contraseña. Puede volver al sistema de EthicsPoint por Internet o teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más detalles o responder las preguntas de algún representante de la empresa, o añadir más información que ayude a resolver asuntos pendientes.

Puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas del día, los 365 días del año, en los idiomas locales.